Privacybeleid

1. Wie we zijn

WEfin levert belastingcompliance-diensten in Portugal aan eigenaren van vakantieverhuur (alojamento local) en aan kleine ondernemers onder het vereenvoudigde regime (regime simplificado). WEfin is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.

Voor vragen over je persoonsgegevens, of om je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via info@wefin.pt.

2. Welke persoonsgegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je onze diensten gebruikt, kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, nationaliteit, fiscaal nummer (NIF) en, waar nodig voor de onboarding, kopieën van identiteitsdocumenten.
• Woninggegevens: adres, registratienummer (RNAL) en eigendomsinformatie van de woning die je verhuurt.
• Boekings- en omzetgegevens: reserveringen, uitbetalingen en facturen die we ontvangen via een gekoppeld boekingsplatform of doorgestuurde boekingsmails.
• Inloggegevens voor het belastingportaal: de toegangsgegevens die je ons geeft zodat we namens jou aangiftes kunnen indienen. Deze worden versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt voor de aangiftes waarvoor je ons opdracht hebt gegeven.
• Betaalgegevens: factuurgegevens en betaalstatus. Kaartgegevens worden verwerkt door onze betaalprovider en nooit door WEfin opgeslagen.
• Gebruiksgegevens: loggegevens, apparaat- en browserinformatie en de pagina's die je in het klantenportaal bezoekt, voor beveiliging en om de dienst te verbeteren.
• Berichten: alles wat je ons stuurt via het contactformulier, e-mail of het klantenportaal.
• Advertentiegegevens (alleen met je toestemming): als je marketingcookies accepteert, registreert de Meta Pixel welke pagina's van wefin.pt je bezoekt, of je een contactverzoek hebt verstuurd en of je per e-mail of telefonisch benaderd wilt worden. Op de prijs- en aanmeldpagina's van het klantenportaal registreert de pixel dat je de pagina hebt geopend, dat je een prijs hebt aangevraagd en dat je je aanmelding hebt afgerond. Dit gaat samen met je IP-adres, browserinformatie en een cookie-identificatie naar Meta. Onze server meldt dezelfde twee gebeurtenissen (dat je een prijs hebt aangevraagd en dat je je hebt aangemeld) ook rechtstreeks aan Meta, via de Conversions API van Meta, zodat ze ook meetellen als een browser de pixel blokkeert. Beide meldingen dragen dezelfde code, zodat Meta elke gebeurtenis één keer telt. Met de melding van de server sturen we je IP-adres, de user agent van je browser, de eigen cookies van Meta (_fbp, _fbc) als je die hebt, het adres van de pagina en het tijdstip van de gebeurtenis. Verder sturen de pixel en onze server niets naar Meta. In het bijzonder sturen we nooit je naam, e-mailadres, telefoonnummer, antwoorden, prijs of de inhoud van je bericht mee, ook niet versleuteld of gehasht. De pixel draait nooit zodra je bent ingelogd in het klantenportaal, en zonder je toestemming wordt er niets verstuurd, niet vanuit je browser en niet vanuit onze server.

Berichten die je ons in het klantenportaal stuurt, worden automatisch vertaald. Zo kun je in je eigen taal schrijven en leest ons team ze in het Engels. Onze antwoorden worden terugvertaald naar de taal waarin je schreef. Het origineel en de vertaling worden allebei bij het bericht bewaard. De vertaling wordt gemaakt door een AI-model van Anthropic, in onze opdracht, op het moment dat het bericht wordt verstuurd. Anthropic verwerkt de tekst alleen om de vertaling te maken en gebruikt hem niet om zijn modellen te trainen.

Als je in het klantenportaal een adviesgesprek boekt, wordt de afspraak afgehandeld door Cal.com. Cal.com ontvangt je naam, e-mailadres, telefoonnummer en het tijdstip dat je kiest. Het gesprek zelf vindt plaats via Google Meet.

3. De AL Check en herinneringen aan deadlines

Op wefin.pt kun je gratis een registratienummer van een Alojamento Local controleren. De check zoekt het nummer op in onze kopie van het nationale register (RNAL) en vertelt je of de registratie actief is en of de woning in een gemeente met een beperkingszone (zona de contenção) ligt. Wij slaan niets persoonlijks op als je een check doet: niet het nummer dat je intypte en geen kenmerk van jou. Onze kopie van het register bevat alleen registratienummer, modaliteit, capaciteit, gemeente, freguesia en registratiedatum. Naam, fiscaal nummer, telefoonnummer en e-mailadres van de houder worden weggegooid voordat er iets wordt opgeslagen.

Vraag je daarna herinneringen aan deadlines aan, dan bewaren wij je e-mailadres, je antwoorden (of je in Portugal woont, of je zelf verhuurt of via een beheerder en, voor inwoners, je omzetklasse), de registratienummers die je invoerde en je taal, en sturen wij je een bevestigingslink. De herinneringen beginnen pas nadat je bevestigt. Wij leggen de toestemming die je gaf vast, met de exacte tekst die je zag en de datum, zodat wij die kunnen tonen. Twee extra vakjes, allebei optioneel en niet aangevinkt, geven ons toestemming om je te benaderen over de dienst van WEfin en om je af en toe nieuws over WEfin en Portugese belastingregels te sturen; zonder die vinkjes sturen wij je nooit iets anders dan de herinneringen waar je om vroeg. Elk van deze toestemmingen kun je intrekken via de link onderaan elke e-mail. De grondslag voor elk daarvan is je toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG). Zeg je af, dan verwijderen wij je gegevens en bewaren wij alleen een gehashte vorm van je e-mailadres, zodat wij dat adres nooit meer aanschrijven. Gegevens van wie klant wordt, vallen onder de rest van deze verklaring.

Het gebruik van de check meten wij anoniem: onze server telt dat een check is afgerond, een kalender is bekeken en een aanmelding is gestart of bevestigd, met een willekeurig sessiekenmerk dat niet in een cookie staat en nooit aan jou of aan een registratienummer wordt gekoppeld. De Meta Pixel en de servermeldingen die hierboven staan beschreven gelden ook voor deze pagina's, en alleen met je toestemming.

4. Waarvoor en op welke grondslag we je gegevens verwerken

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): om je te onboarden, je aangiftes voor te bereiden en in te dienen, je te factureren en ondersteuning te bieden, inclusief het automatisch vertalen van de berichten die we uitwisselen.
• Wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c AVG): om te voldoen aan de Portugese belasting-, boekhoud-, antiwitwas- en bewaarwetgeving.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): om onze systemen te beveiligen, fraude te voorkomen, onze diensten te verbeteren en je vragen te beantwoorden.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor optionele communicatie zoals nieuwsbrieven, en voor marketingcookies op onze website en op de prijs- en aanmeldpagina's van het klantenportaal, inclusief de twee gebeurtenissen die onze server aan Meta meldt. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

5. Met wie we je gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen ze alleen als dat nodig is om de dienst te leveren:

• Autoridade Tributária e Aduaneira (de Portugese belastingdienst), gemeenten en andere overheidsinstanties, voor zover nodig voor de aangiftes en registraties waarvoor je ons opdracht hebt gegeven.
• Dienstverleners die onze systemen hosten, e-mail versturen, betalingen verwerken, boekingsplatforms koppelen, berichten vertalen of de boeking van adviesgesprekken afhandelen. Zij handelen in onze opdracht op basis van een verwerkersovereenkomst.
• Professionele adviseurs, zoals accountants of advocaten, wanneer dat nodig is om de dienst te leveren of aan de wet te voldoen.
• Autoriteiten, wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
• Meta Platforms Ireland Ltd., alleen als je marketingcookies accepteert (zie ‘Beveiliging en cookies’). Voor het verzamelen van deze gegevens op onze website en op de prijs- en aanmeldpagina's van het portaal en het doorgeven ervan aan Meta zijn WEfin en Meta gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk; de kern van die afspraak staat in het Controller Addendum van Meta (www.facebook.com/legal/controller_addendum). Voor wat daarna gebeurt is uitsluitend Meta verantwoordelijk; Meta gebruikt de gegevens ook voor eigen doeleinden, waaronder het tonen en meten van advertenties en het verbeteren van haar advertentiesystemen.

Onze systemen en de meeste van onze dienstverleners bevinden zich in de Europese Economische Ruimte (EER). Twee bevinden zich in de Verenigde Staten: Anthropic (AI: vragen beantwoorden in het portaal en berichten vertalen) en Cal.com (adviesgesprekken boeken). Voor beide bevat onze verwerkersovereenkomst de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Als gegevens in een ander geval buiten de EER worden doorgegeven, zorgen we voor passende waarborgen, zoals deze standaardcontractbepalingen. Meta kan gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten, waar Meta Platforms, Inc. is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

6. Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de hierboven beschreven doeleinden.

• Fiscale en boekhoudkundige stukken: 10 jaar na afloop van het betreffende belastingjaar, zoals de Portugese wet vereist.
• Account- en contractgegevens: voor de duur van onze relatie en daarna tot het einde van de toepasselijke verjaringstermijn.
• Vragen via het contactformulier: tot 12 maanden na ons laatste contact, tenzij je klant wordt.
• Inloggegevens voor het belastingportaal: verwijderd zodra de opdracht eindigt.
• Marketingcookies: we onthouden je cookiekeuze 6 maanden en vragen het daarna opnieuw. De cookies van Meta verlopen na 3 maanden, of zodra je je toestemming intrekt. Wat de pixel en onze server aan Meta melden, bewaart Meta volgens haar eigen privacybeleid (www.facebook.com/privacy/policy).

7. Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over jou verwerken;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover wettelijke bewaarplichten dat toestaan;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Om deze rechten uit te oefenen, mail je naar info@wefin.pt. We reageren binnen een maand. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Portugese toezichthouder, de Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD, www.cnpd.pt).

8. Beveiliging en cookies

We beschermen je gegevens met technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gevoelige velden zoals inloggegevens voor het belastingportaal, toegangscontrole, versleutelde verbindingen (TLS) en regelmatige back-ups.

Het klantenportaal gebruikt uitsluitend noodzakelijke cookies om je ingelogd te houden en misbruik te voorkomen; daarvoor is geen toestemming nodig. De openbare prijs- en aanmeldpagina's van het portaal kunnen daarnaast de hieronder beschreven marketingcookies gebruiken, maar alleen als je die accepteert.

Op wefin.pt en op de prijs- en aanmeldpagina's van het klantenportaal gebruiken we alleen marketingcookies als je die accepteert. Je kiest één keer: je keuze geldt voor allebei. Als je accepteert, laden we de Meta Pixel, een hulpmiddel van Meta Platforms Ireland Ltd. waarmee we kunnen meten hoe goed onze advertenties op Facebook en Instagram werken en waarmee we onze advertenties kunnen tonen aan mensen die onze website hebben bezocht. Op de prijs- en aanmeldpagina's van het portaal meldt onze server daarnaast twee gebeurtenissen rechtstreeks aan Meta, zoals beschreven onder ‘Welke persoonsgegevens we verwerken’. Totdat je accepteert, en als je weigert, wordt er niets van Meta geladen, worden er geen marketingcookies geplaatst en stuurt onze server niets naar Meta. Het gaat om deze cookies:

• wefin_consent (WEfin, 6 maanden): onthoudt of je marketingcookies hebt geaccepteerd of geweigerd, voor wefin.pt en portal.wefin.pt samen. Strikt noodzakelijk; bevat geen persoonsgegevens.
• _fbp (Meta, 3 maanden): herkent je browser, zodat Meta bezoeken en advertentieresultaten kan meten. Alleen geplaatst met je toestemming.
• _fbc (Meta, 3 maanden): legt vast dat je via een van onze advertenties op Facebook of Instagram bent binnengekomen. Alleen geplaatst met je toestemming.

Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina van wefin.pt en van de prijs- en aanmeldpagina's van het portaal. Als je je toestemming intrekt, stoppen we de pixel, stopt onze server met het melden van gebeurtenissen aan Meta en verwijderen we de cookies van Meta uit je browser. Hoe Meta met persoonsgegevens omgaat, lees je in het privacybeleid van Meta op www.facebook.com/privacy/policy.

9. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail of via het klantenportaal.