Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

WEfin fournit des services de conformité fiscale au Portugal aux propriétaires de locations de courte durée (alojamento local) et aux petites entreprises relevant du régime simplifié (regime simplificado). WEfin est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique.

Pour toute question concernant vos données personnelles, ou pour exercer vos droits, contactez-nous à info@wefin.pt.

2. Quelles données personnelles nous traitons

Selon la manière dont vous utilisez nos services, nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• Identité et coordonnées : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance, nationalité, numéro d'identification fiscale (NIF) et, lorsque l'intégration l'exige, des copies de documents d'identité.
• Données sur le bien : adresse, numéro d'enregistrement (RNAL) et informations de propriété du bien que vous louez.
• Données de réservation et de revenus : réservations, versements et factures reçus via une plateforme de réservation connectée ou des e-mails de réservation transférés.
• Identifiants du portail fiscal : les accès que vous nous fournissez pour déposer vos déclarations en votre nom. Ils sont stockés chiffrés et utilisés uniquement pour les dépôts que vous nous avez demandés.
• Données de paiement : informations de facturation et statut des paiements. Les données de carte sont traitées par notre prestataire de paiement et ne sont jamais stockées par WEfin.
• Données d'utilisation : journaux, informations sur l'appareil et le navigateur et pages consultées dans le portail client, utilisées pour la sécurité et l'amélioration du service.
• Messages : tout ce que vous nous envoyez via le formulaire de contact, par e-mail ou via le portail client.
• Données publicitaires (uniquement avec votre consentement) : si vous acceptez les cookies marketing, le pixel Meta enregistre les pages de wefin.pt que vous visitez, si vous nous avez envoyé une demande de contact et si vous avez demandé à être recontacté(e) par e-mail ou par téléphone. Sur les pages de tarifs et d'inscription du portail client, il enregistre que vous avez ouvert la page, demandé un tarif et finalisé votre inscription. Il transmet ces informations avec votre adresse IP, des informations sur votre navigateur et un identifiant de cookie. Notre serveur communique également les deux mêmes événements (votre demande de tarif et votre inscription) directement à Meta, via l'API Conversions de Meta, afin qu'ils soient comptés même lorsqu'un navigateur bloque le pixel. Les deux communications portent le même code, de sorte que Meta ne compte chaque événement qu'une fois. Avec la communication du serveur, nous envoyons votre adresse IP, l'agent utilisateur (user agent) de votre navigateur, les cookies propres à Meta (_fbp, _fbc) si vous en avez, l'adresse de la page et l'heure de l'événement. Ni le pixel ni notre serveur ne transmettent rien d'autre à Meta. En particulier, nous n'envoyons jamais votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, vos réponses, votre tarif ni le contenu de votre demande, pas même sous forme chiffrée ou hachée. Le pixel ne s'exécute jamais une fois que vous êtes connecté(e) au portail client et, sans votre consentement, rien n'est envoyé, ni depuis votre navigateur ni depuis notre serveur.

Les messages que vous nous envoyez dans le portail client sont traduits automatiquement : vous pouvez écrire dans votre propre langue et notre équipe les lit en anglais. Nos réponses sont traduites dans la langue dans laquelle vous avez écrit. L'original et la traduction sont conservés avec le message. La traduction est réalisée par un modèle d'IA d'Anthropic, sur nos instructions, au moment où le message est envoyé. Anthropic traite le texte uniquement pour produire la traduction et ne l'utilise pas pour entraîner ses modèles.

Si vous réservez un appel de conseil dans le portail client, la réservation est gérée par Cal.com, qui reçoit votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et le créneau choisi. L'appel lui-même a lieu sur Google Meet.

3. L'AL Check et les rappels d'échéances

Sur wefin.pt, vous pouvez vérifier gratuitement un numéro d'enregistrement d'Alojamento Local. La vérification recherche le numéro dans notre copie du registre national (RNAL) et vous indique si l'enregistrement est actif et si le bien se trouve dans une commune comportant une zone de contention (zona de contenção). Nous n'enregistrons rien de personnel lorsque vous faites une vérification : ni le numéro saisi, ni un identifiant vous concernant. Notre copie du registre ne contient que le numéro d'enregistrement, la modalité, la capacité, la commune, la paroisse (freguesia) et la date d'enregistrement. Le nom, le numéro fiscal, le téléphone et l'adresse e-mail du titulaire sont écartés avant tout enregistrement.

Si vous demandez ensuite des rappels d'échéances, nous conservons votre adresse e-mail, vos réponses (si vous résidez au Portugal, si vous louez vous-même ou via un gestionnaire et, pour les résidents, votre tranche de chiffre d'affaires), les numéros d'enregistrement saisis et votre langue, et nous vous envoyons un lien de confirmation. Les rappels ne commencent qu'après votre confirmation. Nous enregistrons le consentement donné, avec le texte exact que vous avez vu et la date, afin de pouvoir le démontrer. Deux cases supplémentaires, toutes deux facultatives et non cochées, nous autorisent à vous contacter au sujet du service de WEfin et à vous envoyer de temps en temps des nouvelles de WEfin et des règles fiscales portugaises ; sans elles, nous ne vous envoyons jamais autre chose que les rappels demandés. Vous pouvez retirer chacun de ces consentements via le lien au bas de chaque e-mail. La base juridique de chacun est votre consentement (art. 6, par. 1, point a, du RGPD). Lorsque vous vous désabonnez, nous supprimons vos données et ne conservons qu'une forme hachée de votre adresse e-mail, afin de ne plus jamais lui écrire. Les données de ceux qui deviennent clients relèvent du reste de cette politique.

L'utilisation de la vérification est mesurée de façon anonyme : notre serveur compte qu'une vérification a été effectuée, qu'un calendrier a été consulté et qu'une inscription a été commencée ou confirmée, avec un identifiant de session aléatoire qui n'est pas stocké dans un cookie et n'est jamais relié à vous ni à un numéro d'enregistrement. Le pixel Meta et les événements serveur décrits ci-dessus s'appliquent aussi à ces pages, et uniquement avec votre consentement.

4. Pourquoi nous traitons vos données et sur quelle base juridique

Nous ne traitons des données personnelles que lorsque nous disposons d'une base juridique :

• Exécution d'un contrat (art. 6, par. 1, b) RGPD) : pour vous intégrer, préparer et déposer vos déclarations fiscales, vous facturer et vous assister, y compris la traduction automatique des messages que nous échangeons.
• Obligations légales (art. 6, par. 1, c) RGPD) : pour respecter la législation portugaise en matière fiscale, comptable, de lutte contre le blanchiment et de conservation des documents.
• Intérêts légitimes (art. 6, par. 1, f) RGPD) : pour sécuriser nos systèmes, prévenir la fraude, améliorer nos services et répondre à vos demandes.
• Consentement (art. 6, par. 1, a) RGPD) : pour les communications facultatives telles que les newsletters, et pour les cookies marketing sur notre site web et sur les pages de tarifs et d'inscription du portail client, y compris les deux événements que notre serveur communique à Meta. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

5. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons que lorsque c'est nécessaire à la prestation du service :

• L'Autoridade Tributária e Aduaneira (l'administration fiscale portugaise), les municipalités et d'autres organismes publics, dans la mesure requise pour les dépôts et enregistrements que vous nous avez demandés.
• Les prestataires qui hébergent nos systèmes, envoient des e-mails, traitent les paiements, connectent les plateformes de réservation, traduisent les messages ou gèrent la réservation des appels de conseil. Ils agissent sur nos instructions dans le cadre d'un accord de sous-traitance.
• Des conseillers professionnels, tels que des comptables ou des avocats, lorsque c'est nécessaire pour fournir le service ou respecter la loi.
• Les autorités, lorsque nous sommes légalement tenus de communiquer des données.
• Meta Platforms Ireland Ltd., uniquement si vous acceptez les cookies marketing (voir « Sécurité et cookies »). Pour la collecte de ces données sur notre site web et sur les pages de tarifs et d'inscription du portail, et leur transmission à Meta, WEfin et Meta sont responsables conjoints du traitement ; l'essentiel de cet accord figure dans le Controller Addendum de Meta (www.facebook.com/legal/controller_addendum). Meta est seule responsable de ce qui se passe ensuite et utilise également ces données à ses propres fins, notamment pour diffuser et mesurer des publicités et améliorer ses systèmes publicitaires.

Nos systèmes et la plupart de nos prestataires sont situés dans l'Espace économique européen (EEE). Deux sont situés aux États-Unis : Anthropic (IA : réponses aux questions dans le portail et traduction des messages) et Cal.com (réservation des appels de conseil). Pour ces deux prestataires, notre accord de sous-traitance inclut les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Si des données sont transférées hors de l'EEE dans un autre cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, telles que ces clauses contractuelles types. Meta peut transférer des données vers les États-Unis, où Meta Platforms, Inc. est certifiée dans le cadre du Data Privacy Framework UE–États-Unis.

6. Combien de temps nous conservons vos données

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus.

• Documents fiscaux et comptables : 10 ans après la fin de l'année fiscale concernée, comme l'exige la loi portugaise.
• Données de compte et de contrat : pendant toute la durée de notre relation et jusqu'à l'expiration du délai de prescription applicable.
• Demandes via le formulaire de contact : jusqu'à 12 mois après notre dernier échange, sauf si vous devenez client.
• Identifiants du portail fiscal : supprimés à la fin de la mission.
• Cookies marketing : nous mémorisons votre choix pendant 6 mois, puis vous le redemandons. Les cookies de Meta expirent après 3 mois, ou dès que vous retirez votre consentement. Ce que le pixel et notre serveur communiquent à Meta est conservé par Meta selon sa propre politique de confidentialité (www.facebook.com/privacy/policy).

7. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit :

• d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• de faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• de faire effacer vos données, dans la mesure permise par les obligations légales de conservation ;
• de limiter le traitement ;
• de vous opposer à un traitement fondé sur des intérêts légitimes ;
• de recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (portabilité) ;
• de retirer votre consentement à tout moment.

Pour exercer ces droits, écrivez à info@wefin.pt. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle portugaise, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD, www.cnpd.pt).

8. Sécurité et cookies

Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles, dont le chiffrement des champs sensibles tels que les identifiants du portail fiscal, des contrôles d'accès, des connexions chiffrées (TLS) et des sauvegardes régulières.

Le portail client utilise des cookies strictement nécessaires pour vous maintenir connecté(e) et vous protéger contre les abus ; ils ne requièrent pas votre consentement. Ses pages publiques de tarifs et d'inscription peuvent aussi utiliser les cookies marketing décrits ci-dessous, mais uniquement si vous les acceptez.

Sur wefin.pt et sur les pages de tarifs et d'inscription du portail client, nous n'utilisons des cookies marketing que si vous les acceptez. Vous choisissez une seule fois : votre choix s'applique aux deux. Si vous acceptez, nous chargeons le pixel Meta, un outil de Meta Platforms Ireland Ltd. qui nous permet de mesurer l'efficacité de nos publicités sur Facebook et Instagram et de montrer nos annonces aux personnes qui ont visité notre site. Sur les pages de tarifs et d'inscription du portail, notre serveur communique en outre deux événements directement à Meta, comme décrit sous « Quelles données personnelles nous traitons ». Tant que vous n'avez pas accepté, et si vous refusez, rien n'est chargé depuis Meta, aucun cookie marketing n'est déposé et notre serveur n'envoie rien à Meta. Voici les cookies concernés :

• wefin_consent (WEfin, 6 mois) : mémorise si vous avez accepté ou refusé les cookies marketing, pour wefin.pt comme pour portal.wefin.pt. Strictement nécessaire ; ne contient aucune donnée personnelle.
• _fbp (Meta, 3 mois) : identifie votre navigateur afin que Meta puisse mesurer les visites et les résultats publicitaires. Déposé uniquement avec votre consentement.
• _fbc (Meta, 3 mois) : enregistre que vous êtes arrivé(e) via l'une de nos publicités sur Facebook ou Instagram. Déposé uniquement avec votre consentement.

Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page de wefin.pt et des pages de tarifs et d'inscription du portail. Lorsque vous retirez votre consentement, nous arrêtons le pixel, notre serveur cesse de communiquer des événements à Meta et nous supprimons les cookies de Meta de votre navigateur. La manière dont Meta traite les données personnelles est décrite dans sa politique de confidentialité, à l'adresse www.facebook.com/privacy/policy.

9. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page, avec la date de la dernière mise à jour en haut. En cas de changement important, nous vous en informerons par e-mail ou via le portail client.